Data notice declaration

Datenhinweiserklärung für Kunden (Veranstalter)

Gemäß Art. 12 - 14 DSGVO

Im Folgenden informieren wir Sie über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen von (vor-) vertraglichen Beziehungen, z.B. nach Ihrer persönlichen telefonischen Kontaktanfrage oder per E-Mailanfrage/ Anfrage über das Kontaktformular auf der Homepage https://www.alice-rooftop.de/de/index/">https://www.alice-rooftop.de/de/index/">https://www.alice-rooftop.de/de/index/; (Kontakt- und Kommunikationsdaten) erhalten und erhoben haben.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu den nachfolgend genannten Zwecken.
Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen zuvor informieren.

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, also z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, oder Ihre Position im Unternehmen.

I. Kontaktdaten des Verantwortlichen Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO ist:

Alice Roof Top GmbH
Geschäftsführer: Ramin Gadiri
Kantstraße 17
10623 Berlin
Tel.: +49 30 319 918 41
E-Mail: info@alice-rooftop.de

II. Kontaktdaten des Datenschutzkoordinators

datenschutz@alice-rooftop.de
Name: Ina Gadiri
Alice Roof Top GmbH
Kantstrasse 17
10623 Berlin
Tel.: +49 30 319 918 41

III. Datenverarbeitung

1. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten:

Vorname, Nachname, akademischer Titel

Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefon, Mobiltelefon, Telefax

Unternehmen, Abteilung

Beruf, Berufsfunktion, Branche

IP-Adresse

2. Rechtsgrundlagen und Zwecke der Datenverarbeitung

Gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b), c) und f) der DSGVO verwenden wir die oben genannten personenbezogenen Daten unserer Kunden und Interessenten, soweit es sich bei diesen oder bei deren Mitarbeitern um natürliche Personen handelt. Diese Daten verarbeiten wir zur Konzeptionierung, Planung, Organisation, Koordination und Abwicklung Ihrer Veranstaltungen, insbesondere um

entweder Ihre Anfrage zu einem Termin, zur generellen Verfügbarkeit oder zu konkreten Möglichkeiten der Veranstaltungskonzeptionierung und -durchführung mittels eines detaillierten Informationspaketes zu beantworten oder

Ihnen ein Angebot zuzusenden oder

Sie mittels unseres Kunden- Post Mailings zu informieren.

Unser berechtigtes Interesse ist eine maßgebliche und angemessene Geschäftsbeziehung zwischen uns und unseren Kunden sowie die werbliche Verwendung Ihrer persönlichen Daten. Konkret möchten wir Sie ausführlich über unsere Veranstaltungslocation generell und unsere Angebote im Speziellen informieren und Sie als Kunden für uns gewinnen/ an uns binden.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt außerdem zur Einhaltung weiterer, uns obliegender rechtlicher Verpflichtungen (insbesondere solche des Handels und/oder Steuerrechts) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.
Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen und diesen zu begründen. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst via E-Mail an: datenschutz@alice-rooftop.de erfolgen.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

3. Dauer der Datenverarbeitung

Die Daten werden grundsätzlich gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, dies ist spätestens nach drei Jahren der Fall. Für die

personenbezogenen Daten aus denen ein Vertag hervorgeht, ist zusätzlich die über die Vertragszeit hinausgehende Speicherung für steuerliche Zwecke und zur Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen erforderlich und entspricht damit der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung unsererseits gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO. Dabei ist es zur Abwehr von Ansprüchen notwendig, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können. Hierbei ist die Aufbewahrungszeit abhängig von vertraglichen und/oder gesetzlichen verjährungsfristen und den jeweiligen Verjährungsvoraussetzungen. Die Daten werden daher spätestens nach einer Frist von 10 Jahren gelöscht, entsprechend der Nachweis- und Aufbewahrungspflichten unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung.

Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Datenverarbeitung in dem Unternehmen Bereiche unseres Unternehmens nehmen bestimmte Datenverarbeitungsaufgaben wahr: Abteilung Verkauf

Externe Dienstleister Wir bedienen uns zur Erfüllung unserer Aufgaben zum Teil externer Dienstleister. Eine Auflistung der von uns eingesetzten Auftragnehmer und Dienstleister, zu denen nicht nur vorübergehende Geschäftsbeziehungen bestehen, können Sie der Übersicht unter Ziffer VII. entnehmen.

Weitere Empfänger Darüber hinaus übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an keine weiteren Empfänger.

IV. Datensicherheit

Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen (z.B. SSL Zertifikat) unter Berücksichtigung des Standes der Technik, der Implementierungskosten und der Natur,

des Umfangs, des Kontextes und des Zwecks der Verarbeitung sowie der bestehenden Risiken einer Datenpanne (inklusive von deren Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen) für den Betroffenen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Nähere Informationen hierzu erteilen wir Ihnen auf Anfrage gerne. Wenden Sie sich hierzu an: datenschutz@alice-rooftop.de

V. Internationale Datentransfers

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland.
Wir halten bei der Datenübertragung alle Vorgaben aus der DSGVO ein, die für jede Verarbeitung von personenbezogenen Daten von EU-Bürgern gelten.

VI. Betroffenenrechte

Der von der Datenverarbeitung Betroffene hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO,

das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
Sie haben zudem die Möglichkeit sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Meike Kamp
Alt-Moabit 59-61
10555 Berlin
Telefon: 030/138 89-0
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

VII. Übersicht der Dienstleister

Übersicht der Dienstleister des Verantwortlichen gemäß gesetzlicher Informationspflicht.

Dienstleister	Dienstleistung/Zweck der Beauftragung
Billdu	Rechnungslegung
Cleverreach	Newsletterversand
Mouseclick Software	Angebotserstellung
Sales Viewer	Websitenananlyse
Microsoft Teams	Interne Kommunikation, Online Meetings, Terminübersichten
Tally	Formulare, Kundendatensicherung

VIII. Änderungsmitteilung

Dieser Datenschutzhinweis kann regelmäßig aktualisiert werden. Wir werden das Datum dieser

Datenschutzerklärung entsprechend aktualisieren.

WIDERSPRUCHSRECHT

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 Datenschutz-

Grundverordnung (DSGVO)

EINZELFALLBEZOGENES WIDERSPRUCHSRECHT

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund Artikel 6

Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:

datenschutz@alice-rooftop.de

Stand: März 2024